Menzerna polishing compounds

Die menzerna polishing compounds GmbH & Co. KG ist ein Unternehmen, welches sich bereits seit über 100 Jahren der Entwicklung und Produktion von festen und flüssigen Polierpasten für Industrie und Handwerk verschrie-ben hat. Gegründet im Jahr 1888 in Pforzheim als Familienunternehmen, ist menzerna heute ein innovatives und weltweit agierendes mittelständi-ges Unternehmen. Innovation, Kompetenz, Verantwortung und Fairness sind nur einige der Grundsätze, unter deren Schirm menzerna agiert und höchste Qualität garantiert. Für seine mehr als 200 innovativen Rezepturen für alle Bereiche des Polierens arbeitet das Unternehmen aus Ötigheim mit einem Netz aus Niederlassungen und Händlern zusammen, um Industrie und Handwerk weltweit mit Premium-Poliermitteln zu versorgen. Über das reine Produktgeschäft hinaus ist menzerna zudem Prozess- und Entwick-lungspartner für Industrieunternehmen. Mithilfe optimierter Polierverfah-ren und modernster Methoden gelingt es menzerna, seinen Kunden nach-haltige Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Business Unit:: Business Solutions

Aufgabe:: Intelligente Funktionen für weniger Kosten und mehr Entlastung

Lösung:: ELO ECM Suite, ELO Business Solution Invoice, Natif, ELO for abas ERP

Jahr:: 2024

: Unternehmen Menzerna polishing compounds75 Mitarbeiter

: Standort Ötigheim

: Branche Poliertechnologie

: Webseite www.menzerna.de

Die Herausforderung

Ein IT-Kernproblem des Mittelstand-Players: der interne Rechnungslauf und seine Digitalisierung. Freigabeprozesse in den Fachabteilungen liefen nach wie vor analog ab. Genauer war das Ziel, die Eingangsrechnungsverarbei-tung (ERV) zu verbessern – für mehr Übersicht und eine Vereinfachung von Prozessen. Menzerna wollte tägliche Aufgaben beschleunigen, Kosten minimieren und durch intelligente Funktionen und Workflows den gesam-ten Wertschöpfungsprozess unterstützen. Zweck des Ganzen sollte sein, optimierte Strukturen zu etablieren und letztendlich so Mitarbeitende zu entlasten. Mehr noch: Die angestrebte Lösung sollte zur Verbesserung der Kommunikations-, Kontroll- und Freigabevorgänge beitragen.

Die Lösung

Menzerna wurde gemeinsam von der Telekom Deutschland GmbH und Mediane Business Solutions (MEBS), welche für dieses ECM-Projekt vorran-ging die technische Umsetzung vornahm, betreut. Nachdem die Parameter der Zusammenarbeit feststanden, wurde unser interner Projektprozess an-gestoßen. Den Auftakt bildete ein Workshop. Im Rahmen dessen erarbei-teten Medialine Accountmanager Knut Kopf, Consultant Moritz Walch und menzerna-Geschäftsführer Jan Geiss einen klaren Anforderungskatalog für eine ausgereifte Prozessoptimierung.

Dabei wurden konkrete Punkte als „Soll“ fixiert:

Nahtlose Anbindung an die intern verwendete ERP-Software ABAS, um die Buchung von Eingangsrechnungen kontinuierlich weiter-zuführen.
Anbindung an ABAS, um Bestellvorgänge und Projekte ordnungs-gemäß zuzuordnen.
Etablierung von standardisierten Workflows zum gesamten RV-Prozess, um die digitale Kommunikation mit den einzelnen Fachabteilungen und dem Einkauf zu ermöglichen. Dazu zählen: Moni-toring und durchgängige Überwachung von Eingangsrechnungen
Kontinuierlicher und digitaler Rechnungsverarbeitungsprozess über Freigaben, Zahlungen, Archivierungen oder Feed-Einträge
Einführung eines standardisierter Scan-Prozess für Papierrechnun-gen, um die weitere Verarbeitung im ECM-System zu ermöglichen.
Anerkennung von Standardfällen und auf Grundlage dessen eine Feststellung von Automatisierungspotentialen
Einführung von Eskalations- und Fristenmanagement

Nach der eingängigen Analyse war klar: Für die Vorstellungen von menzer-na eignete sich die ELO ECM Suite am besten. Über die Software der ELO Digital Office GmbH wurden die gewünschten Prozesse digitalisiert und zentralisiert.

Ergänzt wurde die ELO ECM Suite durch ELO Business Solution Invoice und ELO for ABAS ERP. Zusätzlich wurde der Webservice nativ.ai angebunden: Durch ihn können Daten einer Rechnung, eines Lieferscheins oder eines bei-gelegten Dokuments extrahiert und entsprechend in ELO verarbeitet werden.

DEEP DIVE „Deep-OCR“:

Durch eine Deep-OCR werden Dokumente in niedriger Qualität erkannt und speziell an schwierige Use Cases angepasst. Mithilfe einer eigenen Klas-sifizierung können spezielle Dokumente der KI angelegt werden. Bei der Analyse der gescannten Rechnungen durch das OCR-Analysetool werden mehrere Prüfmechanismen zum Erkennen der auf der Rechnung enthal-tenen Informationen angewandt: Als erster Prüfmechanismus werden die Informationen mit denen der Kreditorendatenbank abgeglichen. Zusätzlich kommt ein Kontextbezug zum Einsatz. Das bedeutet, dass das Analyse-tool nach definierenden Wörtern wie „Rechnungsnummer“, „Projektnum-mer“, „Bestellnummer“, „Besteller“ oder „Ihre Zeichen“ sucht, um mit den Nummern oder Zeichenfolgen einen Abgleich mit dem intern verwendeten ERP-System (im Fall von menzerna die Software ABAS) durchzuführen. Ein weiterer Prüfmechanismus besteht darin, die Position der Information auf dem Formular zu erkennen und diese mit vergleichbaren Formularen in Relation zu setzen. Sollten trotz dessen alle Prüfmechanismen fehlschlagen - also ein oder mehrere Meta-Daten-Felder der Rechnung nicht eindeutig identifizierbar sein - wird die Rechnung an den Nachbearbeitungsplatz ge-sendet. In diesem Fall bedarf es einer manuellen Nachbearbeitung.

Das Ergebnis

Die Digitalisierung und Optimierung des internen Rechnungslaufes wurden vollständig umgesetzt. Der Zugriff auf die ELO ECM Suite bietet menzerna einen zentralen Zugang zur Eingangsrechnungsverarbeitung, wodurch in Zukunft alltägliche Prozesse beschleunigt und vereinfacht werden. Zudem konnten belastbare Strukturen etabliert und eine bessere digitale Übersicht geschaffen werden – für eine nachhaltige Entlastung der Mitarbeitenden. Individuelle Bedürfnisse von menzerna polishing compounds GmbH & Co. KG konnten innerhalb des Realisierungsprozesses berücksichtigt werden. Durch produktiven Austausch während und nach Ende des Projektes wur-de und wird sichergestellt, dass die eingerichtete Lösung bestmögliche Er-gebnisse erzielt. Medialine ist stolz, menzerna als Partner an seiner Seite zu haben und auch in Zukunft in Projekten zusammenzuarbeiten.